Download raw (7.1 KB)

<!-- Traduction NL (Eric) -->

# Verslag Algemene Vergadering OSP ASBL VZW 01-07-2015

Aanwezigheiden :<br />
Raad van bestuur : Nik Gaffney, Maxime Lambrecht, Catherine Lenoble, Femke Snelting<br />
Effectieve leden : Gijs de Heij, Pierre Huyghebaert, Alexandre Leray, Ludivine Loiseau, Sarah Magnan, Colm O’Neill, Eric Schrijver, Stéphanie Vilayphiou

Het eerste punt is het de aangepaste agenda.  
De vergadering gaat akkoord.

Sarah stelt voor de vergadering voor te zitten.  
Pierre Huyghebaert, Colm O’Neill en Ludivine Loiseau zijn secretaris.

### Inconsistentie in statuten over aanpassing reglement van orde
Het moet duidelijk zijn wie de macht heeft om het reglement van orde aan te passen. Is dit het bestuur, of de algemene vergadering? De rol van het reglement van orde wordt besproken, en de relatie tussen de leden en het bestuur. Het bestuur is momenteel niet automatisch lid van de algemene vergadering.

Voorgesteld wordt de bestuursleden ook leden te laten worden, zodat ze lid zijn van de algemene vergadering. Of de bestuursleden moeten stemrecht krijgen in de algemene vergadering. Enkel de effectieve leden zijn noodzakelijk om het quorum quota te halen.

De beslissing: i.p.v. bij akkoord van het bestuur, wordt het reglement van orde aangepast wanneer de helft van de algemene vergadering akkoord is. De algemene vergadering bestaat uit effectieve leden en bestuursleden. De benodigde veranderingen zullen worden doorgevoerd in de statuten van de VZW en in het reglement van orde.

### De zetel van de ASBL veranderen
Beslissing om de zetel te veranderen naar WTC, Albert II Laan 30 1000 Brussel

### Een abbonnements-vergoeding instellen
De statuten worden aangepast om een abbonnements-vergoeding in te stellen. Er wordt gediscussieerd hoe dit geld het beste voor de vereniging te gebruiken.

*19:30 Eric Schrijver komt binnen.*

### 10%
Het reglement van orde wordt aangepast voor wat betreft de 10% omzet die we momenteel voor overhead reserveren.

### Opdracht voor het dagelijks bestuur
De dagelijks bestuurder zal het huurcontract ondertekenen. Het dagelijks bestuur wordt opgedragen aan Ludivine Loiseau en Stéphanie Vilayphiou. Anoniem goedgekeurd.

### Huur betalen
We zijn akkoord dat de 10% en de abbonnements-vergoeding tezamen de huur kunnen betalen. Deze combinatie laat zien dat de ruimte niet enkel dient om geld te verdienen of een werkruimte te zijn, maar ook een sociale ruimte is aan welke we bij willen dragen. Unaniem goedgekeurd.

### OSP reizen betalen
Overlapt met vorig punt.

### Intendant verkiezen
De rol van de intendant wordt bediscussieerd. Waarom is deze rol nodig?

*20:12 Maxime Lambrechts vertrekt*

Het Quorum stemt unaniem dat het momenteel niet noodzakelijk is een intendant aan te stellen. Communicatie-strategiën worden besproken. De raad van bestuur staat achter deze beslissing.

### 2014 activiteiten en financiën verslag
De raad van bestuur vindt in onze Algemene vergadering tegenstellingen; enerzijds te feitelijk en anderzijds te dromerig. Staat lang stil bij de naïviteit van het budget zoals voorgesteld.

De raad van bestuur vind dat het budget opgesplitst moet worden in twee documenten. OSP zal met leden van het bestuur sessies hebben. Met Nik Gaffney over GNUcash, dubbel boekhouden en Nik’s eigen reflecties, met Catherine Lenoble over subsidies.

In Oktober zal het 2016 budget moeten worden goedgekeurd. “Everything is related to everything, everything is complicated, everything is always changing.”

De OSP retraite zal zich richten op het plan voor 2016.



<!-- 


http://osp.constantvzw.org:9999/p/ag2015

Opening of the AG

Agenda : http://osp.constantvzw.org:9999/p/ag2015

First point is the reorganization of the agenda. This is submitted to the assembly. The assembly agrees.

Sarah proposes to presides the Assembly
Pierre H, Colm and Ludi as secretaries

First point: Repeat of the 11th indent of Art 12.
The issue being a conflict of 'power' regarding modifications in the ROI, a choice needs to be made between the Board, or the assembly (inconsistent with art. 23 paragraph 3). The role of the ROI is reminded, and we discuss which order would make more sense. This poses the bigger question of what the relation of the board is to the members at large. At this point the board is not automatically included in the general assembly.

A suggestion is made to nudge the board members to become source members also, this way they would be included in the general assembly. But the other possibility is that the board members have voting right in the general assembly. The effective members are the only requirement for the quorum to have its quota. The assembly discuss these points from different perspectives.
A decision is taken : the ROI is changed when a half of the AG is agreed, and not the board. The AG is composed by effective members + board members. According changes done in the Statutes + ROI.

Changing the legal address of OSP
Decision to change the legal registration of the organisation to WTC, 30 Boulevard Alber II, 1000 Brussels.

Putting in a subscription fee
The statutes are changed during the session to require a subscription fee. Discussions regarding the usage of this money for the association. See changes in the statutes ref.

19:30 Eric Schrijver joins the session

10%
Modifications made to the specifications to how the 10% is managed. Cf. ROI.

Delegate to the daily management
The délégué à la gestion journalière will sign the renting contract (lease). Daily management representants are Ludi Loiseau and Stéphanie Vilayphiou. Voted unanimously.

Paying rent
We agree that this is done by combining the 10% and the monthly membership cost. That hybridity insists on the fact that the space is not only there to earn money, it's not only a studio,<!-- Also add following bit to French translation --> it is also social space to which we want to contribute <!-- end of bit to be added -->. Voted unanimously.

How to finance OSP travels
Overlapping point with the previous one (in fact they are tied on the ordre du jour).

Electing a Steward
Discussion about the role of the Steward. Why is this role needed?

20:12 Maxime Lambrechts leaves

The quorum unamimously votes that it is not necessary at this time to appoint a Steward role. More general communications strategies are mentionned, but this point is backed by the board itself.

2014 activity and financial report
We enjoy a point made by members of the board about the ambition the agenda of the general assembly. But the points on the agenda are a mix of factual legalities and dreamy points. Big point made about the naivety of the current budgetting.

The members of the Board express the request of the budget being split into the two documents that Nik Gaffney mentioned. Parallel sessions planned with board members about GNUcash, <!--This was made more clear in the English please check French translation -->  double entry book keeping and extra Nik feedback <!-- end of bit to be checked--> (session with Nik Gaffney), funding session with Catherine Lenoble.

In October the budget for 2016 needs to be approved. "Everything is related to everything, everything is complicated, everything is always changing."

The OSP retreat will focus on what is the plan for 2016.
-->