*This document supersedes https://lite4.framapad.org/p/oQbYsghWVh *

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## We removed to many things

Maxime says that we need to put back in the various ways of how you can become member, and to be fired. How to become administrator how to be fired.

## Corrections of the statutes

- expand a bit Article 3 to be covered about the commercial non-commercial aspects

Are there other parts of the statutes that still need updating?


## Recipe of the Interior order

There is no mention of the ROI in the statutes, is it mandatory to mention it?


## Specify member roles

This needs to be fleshed out a bit still. Eric moved the very specific requirements (as noted by board members) for effective members to the adherent members. → when was that? is it ok now?


## The address of the ASBL

Pieter said ok for the contract and we pay 50€ extra. So the rent will be 300€ per month. He said he can base the contract on the one he has with the hacker space. Sarah proposed to use a template (which one?). Who takes care of getting this?



## Find a treasurer

Even if a treasurer is no legal requirement anymore, the other board members find this an important role.

The treasurer will not have to have extensive accounting experience, but should be willing to learn. Some of the actual execution of the accounting can be done by the other board members, but it is mainly important that one person has the overview.

Eric can ask his law friends but it's good to think of other people as well.



## OSP decides on board composition

4-5 people, including a treasurer (and other roles), one Dutch speaking.



## Translate the statutes to Dutch

Eric + Gijs

If you want, you can use Omega T to translate. It's managing versioning, so you don't need to wait for the final text but can already start the work → <http://www.omegat.org/fr/omaegat.html>



## Checking the statutes

Does a juridical person need to re-read them? Art Consult? Pierre H. recommends to start with his friend Notaire Pierre Henry.



## Make sure we get VAT

As part of the previous—how do we make sure we get VAT?



## Deposition of the statutes

Can be online: <https://www.egreffe.be> + [More info]( http://justice.belgium.be/fr/themes_et_dossiers/services_du_spf/telecharger_des_documents/formulaires_pour_le_depot_de_documents_au_greffe_du_tribunal_de_commerce/)

However, if we do it in real-life, Pieter remarks that they can re-read the statutes for us.



## Post deposition formalities

In French, from aforementioned website:

> Dépôt des statuts au greffe du tribunal de commerce 

> Une fois que les statuts de l’asbl ont été rédigés et signés par les membres fondateurs, ceux-ci doivent les déposer au greffe du tribunal de commerce du lieu où le siège social de l’asbl est installé. D’autres pièces doivent également y être déposées : – – les actes relatifs à la nomination des administrateurs – – le cas échéant, les actes relatifs à la nomination des personnes déléguées à la gestion, des personnes habilitées à représenter l’asbl et des commissaires.

> Depuis février 2012, le dépôt de l’acte constitutif peut se faire de manière électronique au moyen d’un lecteur de carte d’identité électronique sur www.egreffe.be. Publication des statuts et des administrateurs Certains des documents qui ont été déposés doivent également être publiés au Moniteur belge.

> La demande de publication doit être faite en recourant au formulaire ad hoc disponible au greffe du tribunal de commerce ou sur le site internet du Moniteur belge. Vous devez payer les frais de publication préalablement au Moniteur belge : – – par chèque – – ou par mandat postal – – ou par virement ou versement sur le compte 679-2005502-27 du Moniteur belge (CODE BIC/SWIFT: PCHQBEBB – CODE IBAN BE48 6792 0055 0227) – – ou en ligne si le dépôt est fait de manière électronique

> Les documents sont destinés au greffe du tribunal de commerce. Si vous avez des questions concernant le dépôt électronique, vous pouvez vous adresser au helpdesk du Moniteur belge (e-helpdesk@just.fgov.be – 0800/98.809). Vous trouverez plus d’informations concernant les formulaires et la manière de les compléter sur le site du Moniteur belge.